투두리스트(To-do list)를 제대로 설계하라

프롤로그

 효과적으로 일을 하는 사람들은 대개 본인만의 To-do List를 만들고 이를 활용하는 공통점이 있다. 이와 반대로 그렇지 못한 이들은 To-do List가 없거나 설령 만들었다 해도 효율적으로 이를 활용하는 데 있어 많은 어려움을 겪는다. 이번 책 ‘목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST’는 그간 듣기만 하고 제대로 배워본 적이 없었던 To-do List에 대한 심도 깊은 책이었다. 두께는 얇았으나 저자가 그동안 경험한 여러 가지 방법론의 장단점과 업무에 어떤 식으로 활용해야 하는지 등을 상세히 적어두어 To-do List를 잘 활용하고 싶은 사람이라면 꼭 한 번쯤은 펼쳐 볼만한 책이라 생각된다.

 

투두 리스트(To-do List) 역시 배워야 한다.

 저자는 책에서 리스트를 만드는 방법에 대해 우리가 철저히 교육받지 않으면 오히려 작업 효율성을 떨어뜨리는 리스트를 만들게 되기 일쑤이며, 결국 효율성 재고를 위해 만든 본인의 투두 리스트가 업무 효율을 방해하고 마는 생산성 패러독스를 유발하게 되는 요인이 되고야 만다고 말한다. 책에서 제대로 된 투두 리스트의 효과에 대해 언급하는데, 일에 대한 통제권을 쥐게 해 주며 해야 할 일을 제때 진행시켜 마감을 지키게 해준다고 한다. 이런 프로세스가 이어지면 그간 시간이 닥쳐서 급하게 진행해야만 했던 많은 일들을 사전에 효과적으로 처리함으로써 귀중한 시간 낭비를 막아줄 수 있고, 본업에 좀 더 집중할 수 있도록 해준다고 말한다. 투두 리스트만 잘 만들어도 프로젝트 등을 진행함에 있어 정해진 일정을 지키며 이에 따른 스트레스 감소에도 많은 도움을 줄 수 있다고 말한다. 본인의 할 일을 정리하고 시간을 관리하며, 일을 완수하기 위해 만드는 것이 바로 이 투 두 리스트인 것이다.

 그런데 애초 구상부터 잘못된 업무 관리 방식에 의존하는 바람에 우리는 부지불식간에 자신의 노력을 헛수고로 만들고 마는 악순환에 빠지게 된다고 말한다. 투두 리스트를 작성함에 있어 조건에 맞춘 범위 제한도 필요하며, 다양한 과제들 간 연결고리도 만들 수 있어야 한다고 말한다. 이런 계획 없이 단순하게 리스트만 계속 쌓아나갈 경우, 자연히 선택지가 많아지고 그중 하나를 선택하는 데 에너지가 많이 소비되어 더 큰 불안감을 야기할 수 있음을 유의해야 한다고 말한다. 이는 결정 피로, 즉 하루 종일 이런저런 결정을 내리느라 정신적으로 지쳐 제대로 결정을 내릴 능력이 떨어진 상태를 의미한다. 리스트를 만들 때 ‘운동하기’와 같이 두루뭉술하게 기재하지 않아야 하는데, 이는 실제 수십 가지의 하위 항목을 포함한 하나의 큰 프로젝트로 보고 세부 항목들을 구체적으로 잘 나누고 항목별 맥락을 부여하는 과정까지 고려해야 한다고 역설한다. 이런 과정이 없다면 작성자 스스로 투두 리스트의 특정 항목에 언제 어떻게 착수해야 하는지 판단하기가 어렵게 될 수 있다.

 

궁극의 투두 리스트

 저자는 본인의 방식을 열거하기에 앞서 현재까지 세상에 알려진 여러 가지 투두 리스트에 대한 예시를 들어준다. 총 10가지의 방법으로 각 방법들은 각자의 장점과 단점을 포함하고 있음을 알 수 있다. 저자는 궁극의 투두 리스트라는 챕터에서 앞서 언급한 방법들의 장점을 취합한 방법론을 독자들에게 제시하고, 각자의 상황에 맞춰 취사선택하여 발전시켜나가길 부탁하고 있다. 저자는 리스트를 작성할 때 현재 과제와 향후 과제를 분리하고, 원하는 결과에 따라 과제를 분류해야 하는데, 데일리 투두 리스트를 종결짓는 가장 쉬운 방법은 리스트의 각 항목에 그것을 해야 할 이유를 붙이는 것이며, 프로젝트의 경우 각각의 하위 작업들로 잘게 쪼갠 후 각자의 작업 중 중요한 일에 초점을 맞춰 속도감을 가져가라고 말한다. 또한 각 과제마다 마감일을 부여하라고 하는데, 리스트의 모든 항목에 마감을 정해두면 당일 당일 어떤 항목을 리스트에 올려 처리할지 정하는데 도움이 된다고 언급한다.

 또한 하루에 처리해야 할 과제의 개수를 7개로 제한하고 말하는데, 리스트 상에 불분명하거나 맥락이 결핍된 항목 등은 바로바로 제거하도록 권한다. 또한 각 항목의 작업 완수 시간을 추정해 메모하길 한 번 더 말하는데, 관대함은 생산성을 저해한다는 사실을 다시금 강조한다. 그리고 자잘한 과제들은 데일리 리스트에 올리면 안 된다고 말하는데, 최대 7개까지만 항목을 올려야 하며, 해치우는 데 시간이 걸리는 가치 높은 과제들로 리스트를 채워야 한다고 말한다. 그리고 주간 검토를 반드시 시행해야 한다고 하는데, 매주 본인의 투두 리스트를 전체적으로 리뷰하면서 나의 리스트가 중요한 일들을 완수하도록 동기를 부여하는 시스템인지 일을 미루도록 유도하는 시스템인지를 잘 판단해야 한다고 말한다. 사람들은 목표가 있으면 보다 중요도가 높은 일에 집중하게 된다. 각자 구체적인 목표를 정하고 그것을 글로 적고, 그 목표들을 매주, 매달 검토하는 프로세스를 꼭 일정에 넣어두어야 한다.

 

마치며

 앞서 이야기한 투두 리스트 시스템은 제대로 된 세팅도 중요하지만, 이를 꾸준히 적용하고 본인에 맞도록 개선시켜나가는 활동이 있을 때만 장기적인 효과를 볼 수 있다. 간혹 본인의 퍼포먼스가 낮거나 리스트를 제대로 관리하지 못할 때 스스로를 너무 가혹하게 책망하는 이들이 있는데, 저자는 그렇게 자책하는 시간 대신 왜 그런 결과가 나왔는지를 분석하고 개선하는 데 더 많은 시간을 쓰라고 말한다. 나 역시 이번 책을 보면서 내가 적용하고 있는 시스템도 만날 수 있었고, 좀 더 나은 형태로 개선할 수 있을 아이디어도 얻을 수 있었다. 회사와 개인의 삶에서 보다 더 주도권을 가지고 나갈 수 있도록 투두 리스트를 한 번 더 점검하고 실천하길 바라본다.